Telesecretariaat voor bedrijven

Uw telefoon professioneel beantwoord, ook als u er niet bent

In een meeting, bij een klant of onderweg: niet elk telefoontje kan meteen worden opgenomen. Schakel uw oproepen door naar Q-Calls en wij behandelen ze vriendelijk en in uw naam. De beller heeft de indruk dat hij bij u op kantoor terechtkomt.

Voordelen

Minder onderbrekingen, geen gemiste kansen

U schakelt uw lijn eenvoudig door naar onze centrale op de momenten dat u dat wilt: tijdens vergaderingen, over de middag, na de kantooruren of permanent. Wij noteren alle informatie, plannen afspraken, nemen bestellingen op en bezorgen u de notities per e-mail of in uw systeem.

Een vaste medewerker aannemen lijkt goedkoper, maar wie neemt over bij verlof of ziekte? Bij Q-Calls staat altijd een getraind team klaar en betaalt u enkel voor de dienst die u gebruikt.

Wat wij voor u doen

  • Oproepen beantwoorden in uw bedrijfsnaam
  • Berichten noteren en meteen doorsturen
  • Afspraken inplannen en wijzigen
  • Bestellingen en aanvragen opnemen
  • Dringende oproepen naar u doorschakelen

Meer dan de telefoon

Ook administratieve en commerciële taken

Veel opdrachtgevers laten ons naast de telefoon ook andere terugkerende taken uitvoeren. Wat automatiseerbaar is, automatiseren we.

Gegevensinvoer

Formulieren, bestellingen en contactgegevens verwerkt in uw systemen.

E-mailbeheer

Een gedeelde mailbox opgevolgd, beantwoord of juist doorgestuurd.

Documentbeheer

Brieven gedigitaliseerd, geklasseerd en terugvindbaar.

Factuuropvolging

Herinneringen voor onbetaalde facturen per e-mail, brief en telefoon.

Welkomstgesprekken

Nieuwe klanten persoonlijk verwelkomen en informeren.

Opiniepeilingen

Korte bevragingen en marktstudies bij uw klanten.

Procesanalyse

Efficiënter werken door eerst te analyseren

Voor we starten, brengen we uw huidige werkwijze in kaart: welke oproepen komen binnen, wat moet ermee gebeuren en welke systemen gebruikt u? Zo ontdekken we de knelpunten.

Daarna richten we de processen slimmer in. Minder manueel werk betekent een lagere werkdruk voor uw team en een lagere kost voor u.

Werkwijze analyseren

We luisteren naar uw team en bekijken de bestaande applicaties.

Processen optimaliseren

Manuele stappen verdwijnen, informatie komt automatisch op de juiste plek.

Kosten besparen

Minder werkdruk en personeelskost, zonder in te boeten op service.

Veelgestelde vragen

Vragen over het telesecretariaat

U schakelt uw vaste of mobiele nummer door naar ons nummer, permanent of op vaste momenten. Dat kan meestal met een eenvoudige instelling bij uw operator of telefooncentrale.

Per e-mail, in een gedeeld notitiesysteem waar u toegang toe krijgt, of rechtstreeks in uw CRM.

De prijs hangt af van het volume en de uren. We werken met een duidelijke maandelijkse kost; na een kort gesprek krijgt u een offerte op maat.

Ja, op werkdagen zijn we operationeel tot 20 uur.

Volgende stap

Focus op uw kernactiviteiten

Wij nemen de telefoon over, u werkt ongestoord verder. Vraag vrijblijvend een offerte.